Uwaga: Poniższy artykuł pomoże Ci w: Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook w prostych krokach
Archiwizowanie wiadomości e-mail w programie Outlook to jeden z najskuteczniejszych sposobów radzenia sobie z przeciążeniem wiadomości e-mail. Archiwizacja może być również pomocnym sposobem na utrzymanie porządku w skrzynce odbiorczej, ponieważ przenosi wiadomości ze skrzynki odbiorczej do innego folderu bez ich usuwania.
Chociaż działa to jak usuwanie, nie pozwala później odzyskać wiadomości. Daje ci większą kontrolę nad zarządzaniem skrzynką odbiorczą niż zwykłe usuwanie wszystkiego, co przychodzi codziennie. Archiwizowanie wiadomości e-mail jest ważne w tworzeniu najlepszy biznes w internecie.
Oto podsumowanie archiwizacji wiadomości e-mail w programie Outlook na różnych urządzeniach
Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook na Androida
Aby zarchiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook na urządzeniu z systemem Android, możesz wykonać następujące czynności:
- Otwórz aplikację Outlook na swoim urządzeniu z Androidem.
- Przejdź do folderu zawierającego wiadomości e-mail, które chcesz zarchiwizować.
- Wybierz e-mail lub e-maile, które chcesz zarchiwizować, dotykając znacznika wyboru po lewej stronie e-maila.
- Stuknij w trzy pionowe kropki w prawym górnym rogu ekranu.
- Stuknij w „Archiwum” z menu.
Alternatywnie możesz także przesunąć palcem w lewo na wiadomości e-mail, a następnie dotknąć Archiwizuj.
Pamiętaj, że te kroki mogą się różnić w zależności od wersji aplikacji Outlook używanej na urządzeniu z systemem Android.
Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook na telefonie iPhone
Aby zarchiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook na telefonie iPhone, możesz wykonać następujące czynności:
- Otwórz aplikację Outlook na swoim iPhonie.
- Przejdź do folderu zawierającego wiadomości e-mail, które chcesz zarchiwizować.
- Wybierz e-mail lub e-maile, które chcesz zarchiwizować, dotykając znacznika wyboru po lewej stronie e-maila.
- Stuknij przycisk „Przenieś” u dołu ekranu.
- Wybierz „Archiwum” z listy opcji.
Alternatywnie możesz także przesunąć palcem w lewo na wiadomości e-mail, a następnie dotknąć Archiwizuj.
Pamiętaj, że te kroki mogą się różnić w zależności od wersji aplikacji Outlook używanej na telefonie iPhone.
Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook w systemie Windows
Aby zarchiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook na komputerze z systemem Windows, możesz wykonać następujące czynności:
- Otwórz program Outlook i przejdź do folderu zawierającego wiadomości e-mail, które chcesz zarchiwizować.
- Wybierz e-mail lub e-maile, które chcesz zarchiwizować, klikając pole wyboru po lewej stronie e-maila.
- Kliknij kartę „Plik” w lewym górnym rogu okna programu Outlook.
- Kliknij „Narzędzia do czyszczenia”, a następnie kliknij „Archiwum”
- W oknie Archiwum możesz wybrać archiwizację wszystkich folderów zgodnie z ich ustawieniami autoarchiwizacji lub możesz wybrać określony folder i ustawić datę archiwizacji
- Kliknij „OK”, aby zarchiwizować wybrane wiadomości e-mail.
Alternatywnie możesz również kliknąć wybrane wiadomości e-mail prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać z menu „Przenieś” > „Archiwum”.
Pamiętaj, że te kroki mogą się różnić w zależności od używanej wersji programu Outlook.
Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook na komputerze Mac
Aby zarchiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook na komputerze Mac, możesz wykonać następujące czynności:
- Otwórz program Outlook i przejdź do folderu zawierającego wiadomości e-mail, które chcesz zarchiwizować.
- Wybierz e-mail lub e-maile, które chcesz zarchiwizować, klikając pole wyboru po lewej stronie e-maila.
- Przejdź do menu „Plik”, wybierz „Wyczyść”, a następnie „Wyczyść folder i podfoldery”
- Wybierz folder, który chcesz zarchiwizować i kliknij przycisk „Wyczyść”.
Alternatywnie możesz również kliknąć wybrane wiadomości e-mail prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać z menu „Przenieś” > „Archiwum”.
Pamiętaj, że te kroki mogą się różnić w zależności od wersji programu Outlook używanej na komputerze Mac.
Dodatkowo możesz włączyć funkcję autoarchiwizacji w programie Outlook dla komputerów Mac, która automatycznie archiwizuje wiadomości e-mail na podstawie ustawionego przedziału czasowego. Możesz włączyć tę funkcję, przechodząc do „Outlook” > „Preferencje” > „Archiwum”.
Kroki, aby zarchiwizować wiadomości e-mail
Zanim zarchiwizujemy e-maile w Outlooku, musisz wykonać wiele czynności. Obejmuje to tworzenie folderów, wybieranie wiadomości e-mail do zarchiwizowania itp. Omówimy tutaj te kroki jeden po drugim.
Tworzenie folderu
Jeśli zdecydowałeś się zarchiwizować wiadomości e-mail programu Outlook, musisz utworzyć folder, który je zawiera. Utworzenie folderu to pierwszy krok w kierunku tej czynności. Folder nie tylko zapewnia łatwy dostęp, ale także pozwala szybko znaleźć właściwą wiadomość e-mail bez większego wysiłku.
Zaletą utworzenia folderu jest szybka nawigacja i przenoszenie wiadomości e-mail lub plików do określonego lub wyznaczonego miejsca. Ta czynność pomaga zaoszczędzić czas, gdy jesteś w podróży i musisz szybko wyodrębnić lub wyświetlić wiadomości e-mail.
Wybierz e-maile, które chcesz zarchiwizować
Drugim krokiem jest wybranie e-maili, które uważasz za niezbędne; dlatego muszą znajdować się w folderze. Zaletą wyboru jest to, że możesz wybrać konkretny e-mail, wpisując imię i nazwisko nadawcy, organizację itp. W kolumnie wyszukiwania. Po zastosowaniu filtrów pożądany rezultat zostanie osiągnięty.
Wybierz losowo według daty, godziny lub ważności treści, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy lub gładzika komputera. Umożliwi to przeniesienie tych wiadomości e-mail do wybranego folderu. Po kliknięciu „ok” cały wybór e-maili zostanie przeniesiony do folderu archiwum.
Ważną kwestią do zapamiętania jest to, że po przeniesieniu poczty e-mail nie ma odwrotu. Możesz usunąć wiadomość e-mail ze zarchiwizowanego folderu, ale nigdy nie powróci ona do pierwotnego folderu skrzynki odbiorczej. Jedna rada to przeniesienie krytycznych wiadomości e-mail, które muszą być konsekwentnie archiwizowane.
Okresowo dodawaj/usuwaj zarchiwizowane wiadomości e-mail
Ostatnim krokiem jest okresowa aktualizacja folderu zgodnie z potrzebami. Jeśli e-mail, który zarchiwizowałeś rok temu, nie ma teraz żadnego celu, możesz go usunąć, aby zwolnić miejsce na ważne. Na przykład zarchiwizowałeś e-maile swojego pracodawcy, ale jeśli zrezygnowałeś lub dołączyłeś do nowej organizacji, usuń te pliki.
Samo dodanie e-maili do zarchiwizowanych i usunięcie żadnego nie spowoduje problemów na dłuższą metę. Twoje zarchiwizowane e-maile będą układać się jedna na drugiej, a znalezienie właściwej będzie czasochłonne. Tak więc, podobnie jak wyrzucanie starych, bezużytecznych ubrań, Twój zarchiwizowany e-mail powinien być wypełniony tylko odpowiednimi.
Wniosek
Są to więc najczęstsze i najłatwiejsze sposoby stosowane przez wszystkich. Wiedza o tym, jak archiwizować wiadomości e-mail w Outlooku, jest koniecznością, jeśli ich nie znasz. Podzieliliśmy te informacje na małe, wykonalne kroki, abyś mógł je dobrze zrozumieć. Jeśli masz jakieś uwagi lub pytania, napisz w sekcji komentarzy poniżej.
